ImmoPortal: Benutzerhandbuch
Gebrauchsanweisung für das Kundenportal unserer Immobilienkunden
Das ImmoPortal der Stadtwerke Kiel bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre und die von Ihnen verwalteten Immobilien. Es ist perfekt auf die Bedürfnisse der Wohnungswirtschaft zugeschnitten und unterstützt Sie bei der Durchführung wiederkehrender Tätigkeiten wie z. B. Zählerstanderfassungen oder Bankdatenänderungen und liefert wichtige Informationen wie z. B. eine Verbrauchsübersicht sowie Informationen zu Abschlägen und Rechnungen. Unter Vielem anderen können über das ImmoPortal auch Mieterwechsel und Leerstände sowie Verwalterwechsel gemeldet werden.
Hier erklären wir Ihnen die Anwendung der einzelnen Funktionen und erläutern die damit verbundenen Prozesse.
Inhaltsangabe
Bitte klicken Sie auf die Funktion, zu der Sie sich eine Anleitung wünschen:
Login & Registrierung
Suche
Accountverwaltung
Kontakt
Vertragsübersicht
Bankdaten pflegen
Referenzdaten
Objektliste
Postfach
Zwischenrechnung
Stichtagsumstellung
Zählerstanderfassung
Ableseliste
Abschläge ändern
Zählerstandhistorie
Verbrauchshistorie
Verwalterwechsel
Leerstandsanmeldung
Leerstandsabmeldung
Mietereinzug
Login & Registrierung
Unser ImmoPortal ist für Sie rund um die Uhr unter der Adresse
https://www.stadtwerke-kiel.de/immoportal/login erreichbar.
Zu Anlage eines Benutzers benötigen Sie von uns einen Registrierungslink, der Sie zu der Registrierungs-Seite leitet. Sollten Sie diesen noch nicht per E-Mail erhalten haben, wenden Sie sich gerne direkt an Ihren persönlichen Ansprechpartner oder senden eine E-Mail an hausverwaltungen@stadtwerke-kiel.de. Der Link ist 72 Stunden gültig und kann nach Ablauf über dieselbe E-Mail neu angefordert werden.
Nachdem Sie Ihre Registrierungs-E-Mail von uns erhalten haben, können Sie sich selbst einen Benutzernamen und ein Passwort vergeben und werden automatisch im Portal eingeloggt.
Inhaltsangabe
Mit einem Klick auf „Login“ oben rechts in der Navigationsleiste gelangen Sie zur Login-Seite und können sich mit der Angabe Ihres Benutzernamens und des Passwortes anmelden.
Abmelden können Sie sich im eingeloggten Zustand jederzeit über das Feld „Logout“ oben rechts in der Navigationsleiste.
Sollten Sie Ihre Anmeldedaten vergessen haben, klicken Sie auf „Zugangsdaten vergessen“ in der Navigationsleiste. Dort können Sie entweder unter „Passwort vergessen“ eine E-Mail mit Link zum Zurücksetzen des Passwortes anfordern oder sich unter Angabe eines Vertragskontos/einer Kundennummer den Benutzernamen per E-Mail schicken lassen.
Suche
Um auch bei einer großen Anzahl einzelner Vertragskonten bzw. Immobilien eine zielgenaue und performante Selektion des gewünschten Objekts zu ermöglichen, ist einem Großteil der Services eine Suchmaske vorgeschaltet:
Dort ist es leicht möglich, Ihre Vertragskonten und Anschlussobjekte mithilfe von fünf Eingabefeldern zu filtern.
Im Feld „Sparte“ können Sie eine oder mehrere Sparten auswählen, um die Auswahl der angezeigten Objekte nach Produktgruppe(n) vorzufiltern.
Im Feld „Status“ legen Sie fest, ob Sie nur nach in Belieferung befindlichen Vertragskonten suchen möchten oder ob auch beendete Vertragsverhältnisse in der Suche berücksichtigt werden sollen.
Im Feld „Vertragskonto, Adresse oder Referenznr.“ können Sie entweder eine Vertragskontonummer/Kundennummer, eine Adresse oder eine Referenznummer eingeben. Referenzdaten für Ihre Anschlussobjekte können Sie ebenfalls im ImmoPortal pflegen.
Während der Eingabe öffnet sich eine Liste mit der Vorauswahl an Vertragskonten, gruppiert nach Anschlussobjekt und gefiltert sowohl nach der jeweiligen Eingabe als auch den oben genannten Filtern nach Sparten und Status.
Sie können entweder direkt auf ein vorgeschlagenes Vertragskonto klicken oder auch auf das übergeordnete Anschlussobjekt, um alle Vertragskonten des Objektes zu selektieren. Ihre Auswahl bleibt bestehen, auch wenn Sie über das Menü die Funktion wechseln.
Möchten Sie alle Ihre Anschlussobjekte in der Vorauswahl aufgelistet haben, klicken Sie auf das Haus-Symbol rechts der Eingabe. Bitte beachten Sie, dass diese Liste bei einer großen Anzahl an Anschlussobjekten nicht vollständig ist.
Nach der Suche erscheinen die entsprechenden Vertragskonten unterhalb der Eingabe.
Mit einem Klick auf ein Vertragskonto überblicken Sie, abhängig vom Service, die untergeordneten Verträge. Diese können für eine bessere Übersicht ebenfalls ein- und aufgeklappt werden. Damit öffnen sich die Funktionen des jeweiligen Services.
Sie können nach jeder Suche die Suchparameter ändern und erneut suchen. Die neuen Vertragskonten werden dann der Liste der bereits gefilterten Vertragskonten hinzugefügt.
Die zuletzt angewandten Filtereinstellungen werden unter „Zuletzt verwendet“ aufgelistet. Klicken Sie auf den Mülleimer rechts von einer Filtereinstellung, wird diese aus der Liste gelöscht. Mit Klick auf das Sternchen links von einer Filtereinstellung wird diese Ihren Favoriten hinzugefügt und rechts von „Zuletzt verwendet“ unter „Favoriten“ angezeigt.
Die Favoriten können Sie auch mit einem Klick auf den Text oder auf den Mülleimer aktivieren beziehungsweise löschen.
Möchten Sie die Liste der gesuchten Vertragskonten löschen, können Sie auf die Schaltfläche „Alle geladenen Vertragskonten löschen“ klicken.
Angeboten wird auch die Suche nach der jeweiligen Zählernummer, den internen Objekt- oder Wohnungsnummern oder nach dem Zählpunkt. Perspektivisch wird die MaLo-ID immer wichtiger – auch nach ihr kann hier gesucht werden. In diesen Suchfenstern muss die gesamte Nummer eingegeben werden.
Accountverwaltung
Wenn Sie Ihre Maus über Ihren Nutzernamen rechts oben in der Navigationsleiste bewegen, öffnet sich das Untermenü mit den Links zu der folgenden Accountverwaltung:
- Zugangsdaten ändern
- Kontaktdaten ändern
- Account löschen
Zugangsdaten ändern
In diesem Service können Sie Ihren Benutzernamen (für den Login) und das Passwort ändern.
Kontaktdaten ändern
In diesem Service können Sie Kontaktdaten wie Telefonnummern und die E-Mail-Adresse ändern.
Bitte beachten Sie, dass bei der Änderung der E-Mail-Adresse eine E-Mail an die neue Adresse verschickt wird. Erst wenn Sie mit einem Klick auf den enthaltenen Link diese Adresse bestätigen, wird die neue E-Mail-Adresse aktiviert.
Account löschen
In diesem Service können Sie unter Bestätigung Ihres Passwortes und der Angabe eines Grundes Ihren Account löschen. Dieser Vorgang ist unwiderruflich.
Kontakt
Unter „Kontakt“ oben rechts in der Navigationsleiste erreichen Sie das Kontaktformular, mit dem Sie unseren Kundenservice kontaktieren können und Rückfragen stellen können.
Für eine Anfrage wählen Sie bitte einen Betreff aus und beschreiben kurz das Anliegen.
Falls Ihr Anliegen ein bestimmtes Vertragskonto/eine bestimmte Kundennummer betrifft, können Sie gerne das Feld „Vertragskonto“ füllen, damit Ihre Anforderung unkompliziert bearbeitet werden kann. Anschließend können Sie wählen, ob Ihre Anfrage per E-Mail beantwortet werden soll – oder ob Sie zurückgerufen werden wollen. Wählen Sie Letzteres aus, können Sie neben der Telefonnummer ein Rückrufdatum und ein Zeitfenster für den Rückruf festlegen. Als letztes können Sie bei Bedarf den Haken bei „Ich möchte eine Kopie dieser Anfrage per E-Mail erhalten“ setzen.
Vertragsübersicht
In diesem Service sehen Sie folgende wichtige Informationen zu den Verträgen:
- Vertragspartner
- Sparte
- Zählernummer
- Adresse der Verbrauchstelle
- Abweichender Rechnungsempfänger (falls vorhanden)
- Einzugsdatum
Zur besseren Auffindbarkeit finden Sie im Reiter Angaben zur Verbrauchsstelle: Adresse, Vertragskontonummer, Referenznummer sowie die Symbole der in Versorgung befindlichen Sparten. Mit Klick auf den Pfeil ganz rechts öffnen sich die einzelnen Verträge.
Ein rotes Symbol im Reiter der Verbrauchsstelle zeigt an, wenn die Verträge gekündigt sind. Die Informationen und Dokumente zu diesen Verträgen stehen Ihnen noch über den Zeitpunkt der Kündigung hinaus zur Verfügung.
Bankdaten pflegen
Für jedes Vertragskonto werden jeweils die Bankverbindungen für Forderungen und jene für Guthaben angezeigt. Bereits hinterlegte Bankverbindungen können Sie mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche stornieren.
Um die Bankverbindung einzelner oder mehrerer Vertragskonten/Kundennummern zu ändern, wählen sie die betreffenden Konten mit Klick in das Quadrat links im Reiter aus. Alternativ setzen Sie oberhalb der Vertragskonten ein Häkchen unter „Alle auswählen“.
Unterhalb der Vertragskonten finden Sie die Felder für die Änderung der Bankverbindungen der ausgewählten Vertragskonten. Hier können Sie die IBAN und die Bankverbindung für Guthaben und/oder Forderungen angeben sowie die Gültigkeit pflegen.
Mit einem Klick auf „Bankdaten für ausgewählte Vertragskonten ändern“ speichern Sie die Änderungen.
Referenzdaten
Unter diesem Menüpunkt können Sie für jedes Vertragskonto/jede Kundennummer frei Ihre internen Referenzdaten für die Verbrauchsstellen pflegen.
Enthält ein Vertragskonto/eine Kundennummer Referenzdaten, werden diese in der Kopfzeile des Vertragskontos angezeigt. Außerdem kann die Referenznummer in der Suche genutzt werden, um die Vertragskonten schnell und einfach zu filtern.
Objektliste
Mit diesem Service können Sie eine aktuelle Liste aller Anschlussobjekte anfordern und herunterladen.
Sie können jederzeit eine tagesaktuelle Liste bestellen, via Klick auf „Aktuelle Objektliste anfordern“. Anschließend werden Sie per E-Mail benachrichtigt, sobald die Objektliste erstellt und im ImmoPortal abgelegt wurde.
Postfach
Unter diesem Menüpunkt können Sie die Dokumente für jedes von Ihnen verwaltete Objekt sowie für jedes Vertragskonto und die hier untergeordneten Verträge (auch Rechnungen) einsehen.
Die Dokumente, die für den Geschäftspartner in Gänze gültig sind, werden als Übergreifende Dokumente über den Reitern mit den Dokumenten für die einzelnen Anschlussobjekte zusammengefasst.
An der Formatierung der einzelnen Zeilen erkennen Sie, ob das jeweilige Dokument bereits geöffnet worden ist oder ob es noch nicht gesichtet wurde. Neue bzw. ungeöffnete Dokumente werden in fetter Schrift angezeigt.
Für jedes Vertragskonto ist oberhalb der Dokumentenliste die Aktuelle Versandart angegeben. Im ImmoPortal ist die Standard-Einstellung „Online-Dokumente“ und kann derzeit nicht verändert werden.
Zwischenrechnung
In diesem Service können Sie für ausgewählte Vertragskonten bzw. Kundennummern Zwischenrechnungen anfordern.
Dazu suchen Sie ein Vertragskonto aus (Klick auf „Vertragskonto auswählen“). Auf der folgenden Ansicht können Sie einen Stichtag für die Zwischenrechnung auswählen. Voreingestellt ist das aktuelle Datum. Mit der Eingabe des gewünschten Stichtages ändert sich auch das Ablesedatum für den Zählerstand. Die Eingabe eines aktuellen Wertes ist für die Erstellung einer Zwischenrechnung obligatorisch.
Für den Fall, dass eine Zählerstandsabgabe nicht möglich ist (z. B. weil für den Zähler noch unplausible Werte vorliegen), dann werden Sie darauf durch ein Sperrsymbol am jeweiligen Reiter aufmerksam gemacht. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen über das Kontaktformular an uns. Wir bemühen uns, die Ursache für die Sperrung aufzuheben.
Wenn Sie nach er Zählerstandangabe auf „Zwischenrechnung erstellen“ klicken, werden Ihre Daten automatisch an uns übermittelt. Nach ungefähr zehn Tagen können Sie mit dem Dokument rechnen. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn die Abrechnung im Portal zum Download zur Verfügung steht.
Innerhalb eines Abrechnungszeitraums können Sie pro Zähler bis zu zwei Zwischenrechnungen anfordern.
Stichtagsumstellung
Unter diesem Menüpunkt können Sie für einen oder mehrere Vertragskonten den Stichtag für die Jahresabrechnung ändern.
Hierfür wählen Sie zunächst die Vertragskonten aus, für den der Stichtag angepasst werden soll. Dafür klicken Sie in das weiß umrandete Quadrat links oben im Reiter. Anschließend klicken Sie in das Feld „Neuer Stichtag“; es öffnet sich ein Menü mit den möglichen alternativen Stichtagen. Wählen Sie den gewünschten Stichtag aus. Klicken Sie auf „Abrechnungsstichtag für ausgewählte Vertragskonten beantragen“. Damit wird Ihr Umstellungswunsch zur Prüfung an uns übertragen. Unser Kundenservice gibt Ihnen zeitnah eine Rückmeldung zum Stand der Erledigung.
Für einzelne Sparten (z. B. Fernwärme) ist die Auswahl der alternativen Stichtage stark eingeschränkt. Bitte beachten Sie die Hinweise unter den jeweiligen Vertragskonten.
Zählerstanderfassung
Mit dieser Funktion können Sie die Zählerstände für einzelne Verträge Ihrer Objekte erfassen. In der Regel werden Sie von uns informiert, wenn eine Erfassung notwendig ist
(z. B. bei einem Ein- oder Auszug oder einer Jahresverbrauchsablesung). Sie haben aber auch die Möglichkeit, zwischen den Turnusablesungen zur Abrechnung freiwillige Kontrollzählerstände zu erfassen.
Sie können pro Vertrag das Ablesedatum und den Zählerstandeingeben und Ihre Eingaben mit einem Klick auf „Speichern“ bestätigen. Unter der Eingabemaske finden Sie eine Übersicht über die bisher erfassten Zählerstände für diesen Vertrag.
Sollte der Zählerstand deutlich von dem von uns prognostizierten Verbrauch abweichen, dann weist Sie das System darauf hin und Sie werden gebeten, die Abweichung mit einem Ablesehinweis kurz zu erläutern.
Ableseliste
Über die Funktion Ableseliste ordern fordern Sie bei uns eine komplette Aufstellung aller Zähler an, die aufgrund einer Turnusabrechnung zu einem bestimmten Stichtag abzulesen sind. Über diese Liste liefern Sie im Anschluss in die Erfassung auch Ihre Zählerstände gesammelt bei uns ein.
Eine Ableseliste fordern Sie über den Klick auf den entsprechenden Button an. Sie werden per E-Mail informiert, wenn die Liste zum Download bereit liegt. Sie finden sie dann in der Tabelle auf der gleichen Seite vor. Nach dem Herunterladen tragen Sie die abgelesenen Zählerstände in in die jeweilige Zeile für den Vertrag unter der Spalte „Neuer Zählerstand“ ein. Bitte nehmen über diese Eingabe hinaus keine Änderungen an der Datei vor.
Über die Funktionsseite übertragen Sie anschließend die ausgefüllte Datei an uns. Klicken Sie hierfür auf den Button „Ableseliste hochladen“. Die Verarbeitung der Zählerstände erfolgt durch uns und die Ableseliste wird entsprechend aktualisiert. Das heißt: Die Zeilen mit den erledigten, abgelesenen Zählern werden aus der Liste entfernt. Daran anschließend werden Sie informiert, sobald die aktualisierte Version der Ableseliste im Portal heruntergeladen werden kann.
Noch ein guter Tipp für Sie: Für die Stichtagsablesung bieten wir Ihnen ebenfalls das Ablese-Tool, über das die Ableserinnen und Ableser per Smartphone alle abzulesenden Zähler angezeigt bekommen und mit der sie die Zählerstände nicht nur dokumentieren, sondern zusätzlich direkt an uns übertragen können. Eine Prozesserleichterung für Sie!
Abschläge ändern
In diesem Service können Sie den Abschlagsplan für ein Vertragskonto einsehen und die Höhe der monatlichen Abschlagszahlungen anpassen.
Für eine Anpassung geben Sie den neuen Betrag in das entsprechende Feld ein. Anschließend klicken Sie „Abschlagsbetrag ändern“.
Unterhalb der Eingabemaske befinden sich die Abschlagsplandetails. Dahinter verbirgt sich der aktuelle Abschlagsplan mit allen Fälligkeitsdaten für die bereits beglichenen und noch offenen Monatsbeträge.
Verwalterwechsel
Über diese Funktion teilen Sie uns den Wechsel der Verwaltung für eine oder mehrere Liegenschaften mit.
Im ersten Schritt wählen Sie aus, ob Sie einen Verwalter an- oder abmelden möchten und zu welchem Datum die Umstellung wirksam werden soll.
Im zweiten Schritt „Vertragspartner“ geben Sie die Kontaktdaten des Vertragspartners für die Energielieferverträge (Eigentümer) an.
Unter „Verbrauchsstellen“ geben Sie die Adressen der betreffenden Verbrauchsstellen an. Alternativ geben Sie gerne auch die Vertragskontonummern der Liegenschaften an.
Im vierten Schritt „Bankdaten“ geben Sie bei einer Anmeldung eine Bankverbindung für Gut- und Lastschriften an. Im Fall einer Abmeldung widerrufen Sie hier das aktuelle SEPA-Lastschriftmandat.
Im fünften Schritt „Alter Verwalter“ bzw. „Neuer Verwalter“ können Sie – sofern bekannt – Angaben zum vorherigen oder künftigen Verwalter machen, sofern Ihnen diese bekannt sind.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Textfeld für weitere Angaben zu nutzen.
Im letzten Schritt überprüfen Sie alle getätigten Eingaben und schließen den Verwalterwechsel mit Klick auf „Speichern“ ab.
Leerstandsanmeldung
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, einen Leerstand innerhalb eines von Ihnen verwalteten Objektes anzumelden. Dabei wird für den aktuellen Mieter ein Auszug angelegt; gleichzeitig übernimmt der Eigentümer das Vertragsverhältnis mit einem Leerstandstarif.
Im ersten Schritt „Verbrauchstelle“ geben Sie den Beginn des Leerstandes an, wählen über das Feld „Liegenschaft auswählen“ ein Objekt aus und suchen nach dem Klick auf „Verbrauchsstellen suchen“ die betreffende Abnahmestelle aus. Für einzelne Vertragssparten (z. B. Strom) können Nutzerwechsel nur noch für die Zukunft gemeldet werden.
Mit Auswahl der Verbrauchsstelle öffnet sich das Feld „Mietvertragsende Vormieter“. Bitte tragen Sie das entsprechende Datum ein. Für einzelne Vertragssparten (z. B. Strom) können Nutzerwechsel nur noch für die Zukunft gemeldet werden. Im Anschluss klicken Sie auf „Verbrauchsstelle auswählen“.
Sollte der aktuelle Vertragspartner nicht bereits angezeigt werden, bitten wir Sie, im Schritt „Aktueller Vertragspartner“ die entsprechenden Informationen anzugeben.
Im Schritt „Verzugsadresse“ geben Sie bitte – sofern bekannt – eine Verzugsadresse für den genannten Aktuellen Vertragspartner an.
Im Schritt „Eigentümer“ können Sie die Angaben zum Eigentümer prüfen und eventuell korrigieren. Ferner können Sie sich zur Verwaltung der Verbrauchsstelle erklären, um die Abschlussrechnungen für den Eigentümer zu erhalten.
Im Schritt „Zählerstände“ geben wir Hinweise zur korrekten Abgabe der Zählerstände während der Schlüsselübergabe, also des Zeitpunktes des tatsächlichen Nutzerwechsels. Sollten Ihnen aktuelle Zählerstände vorliegen, dann hinterlegen Sie sie gern bereits im Zuge dieser Meldung.
Zum Abschluss können Sie in der „Zusammenfassung“ Ihre Angaben überprüfen und bei Bedarf korrigieren und dann den Prozess abschließen.
Leerstandsabmeldung
Über diesen Menüpunkt melden Sie einen bestehenden Leerstand wieder ab (z. B. bei Einzug eines neuen Mieters).
Im ersten Schritt „Verbrauchsstelle“ nennen Sie ein Datum, zu dem der Leerstand beendet wird. Für einzelne Vertragssparten (z. B. Strom) können Nutzerwechsel nur noch für die Zukunft gemeldet werden. Danach wählen Sie über das Feld „Liegenschaft auswählen“ ein Objekt aus und suchen nach dem Klick auf „Verbrauchsstellen suchen“ die betreffende Abnahmestelle aus. Sie bestätigen die Suche mit Klick auf „Verbrauchsstelle auswählen“.
Im Schritt „Zählerstände“ geben wir Hinweise zur korrekten Abgabe der Zählerwerte während der Schlüsselübergabe, also des Zeitpunktes des tatsächlichen Nutzerwechsels. Sollten Ihnen aktuelle Zählerstände vorliegen, dann hinterlegen Sie sie gern bereits im Zuge dieser Meldung.
Zum Abschluss können Sie in der „Zusammenfassung“ Ihre Angaben überprüfen und bei Bedarf korrigieren und dann den Prozess abschließen.
Mietereinzug
Über diese Funktion teilen Sie uns den Einzug eines Mieters in eine Liegenschaft mit. Wählen Sie im ersten Schritt das Einzugsdatum des Mieters aus. Bitte beachten Sie dabei, dass Nutzerwechsel für einzelne Vertragssparten (z. B. Strom) nur noch für die Zukunft gemeldet werden können.
Danach wählen Sie über das Feld „Liegenschaft auswählen“ ein Objekt aus und suchen nach dem Klick auf „Verbrauchsstellen suchen“ die betreffende Abnahmestelle aus. Falls Ihre gesuchte Verbrauchsstelle nicht aufgelistet wird, können Sie auch unter „Vertrag hinzufügen“ eine neue anlegen.
Mit Auswahl der Verbrauchsstelle öffnen sich die Felder „Auszugsdatum Vormieter / Leerstandsende“, „Beginn neuer Mietvertrag“ und „Ende alter Mietvertrag“, die zur Abgrenzung der jeweiligen Nutzer befüllt werden sollten. Im Anschluss klicken Sie auf „Verbrauchsstelle auswählen“.
Unter „Verzugsadresse“ liefern Sie uns – sofern vorhanden – einige zusätzliche Angaben, über die wir die Belieferung des Vornutzers abschließend abwickeln können.
Im nächsten Schritt „Neuer Mieter“ liefern Sie uns den Namen des künftigen Nutzers, optional auch den eines weiteren, zweiten Nutzers und klicken auf „Weiter“.
Im Schritt „Zählerstände“ geben wir Hinweise zur korrekten Abgabe der Zählerstände während der Schlüsselübergabe, also des Zeitpunktes des tatsächlichen Nutzerwechsels. Sollten Ihnen aktuelle Zählerstände vorliegen, dann hinterlegen Sie sie gern bereits im Zuge dieser Meldung.
Im dritten Schritt „Zählerstände“ muss der Zählerstand vom Tag des Einzugs des neuen Mieters in Kilowattstunden eingegeben und mit „Weiter“ bestätigt werden.
Zum Abschluss können Sie in der „Zusammenfassung“ Ihre Angaben überprüfen und bei Bedarf korrigieren und dann den Prozess abschließen.
