Neue Regeln: Strukturierte E-Rechnung wird Pflicht

Der Bund hat die Regeln für den elektronischen Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen neu gefasst: Seit Beginn des Jahres 2025 ist der Versand von elektronischen Rechnungen vorgeschrieben – damit wurde erstmals auch die Übertragung einer strukturierten Rechnungsdatei zur Pflicht. Eine Übergangsfrist gilt noch bis Ende des Jahres 2026.

Hier erfahren Sie, was sich hinter den Neuregelungen verbirgt und welche Schritte Ihr Unternehmen gehen muss, um den neuen Anforderungen zu entsprechen.

Was gilt derzeit?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland geändert. Nach § 14 UstG müssen für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) versendet werden. Alle Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Private Verbraucher sind von diesen neuen Regelungen nicht betroffen. 

Eine gravierende Änderung besteht darin, dass als elektronische Rechnung ein PDF-Dokument allein nicht mehr ausreicht, sondern nun zwingend ein strukturiertes elektronisches Format gefordert wird. Dieses Format muss eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen („strukturierte E-Rechnung“). Eine alleinige PDF-Datei gilt folglich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.

Allerdings gibt es Übergangsregelungen für den verpflichtenden Einsatz von sogenannten strukturierten E-Rechnungen: Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller noch dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine Papierrechnung oder eine „sonstige Rechnung“ (z. B. E-Mail mit PDF-Anhang) auszustellen. Voraussetzung für den Versand einer sonstigen elektronischen Rechnung ist wie bisher, dass auch der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.

Ungeachtet der Übergangsregelungen muss seit Beginn des Jahres 2025 jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Eine funktionierendes E-Mail-Postfach reicht hierfür aus.

Worauf müssen Sie sich einstellen?

Spätestens nach Übergangsfristende am 01.01.2027 müssen Unternehmen für den Rechnungsverkehr mit anderen Unternehmen die gesetzliche Pflicht zum Versand einer strukturierten E-Rechnung erfüllen können. Konkret heißt das: Eine E-Rechnung muss in einem sogenannten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF-Dokument oder eine Rechnung auf Papier erfüllen diese Bedingungen dann nicht mehr, da sie kein „strukturelles Format“ haben.

Der strukturierte Datensatz (z.B. einer XML-Datei bei einer Rechnung) ist gesetzeskonform les- und verarbeitbar, wenn die Rechnung der Normreihe EN 16931 entspricht und damit maschinell lesbar ist. Die Lesbarkeit für das menschliche Auge ist dagegen nicht zwingend erforderlich. Hybride Formate wie z. B. ZUGFeRD bieten allerdings auch eine Visualisierung des buchhalterisch führenden strukturierten Datensatzes an.

Welche Besonderheiten gibt es?

Die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen besteht für Umsätze zwischen Unternehmen, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt wurden. Übergangsregelungen gelten bis Ende des Jahres 2026. Private Verbraucherinnen und Verbraucher sind von den Regelungen zum Erhalt und zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ausgenommen. Zudem sieht der Gesetzgeber die folgenden Sonderregeln vor:

• Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E‑Rechnungen empfangen können. Dafür ist ein E-Mail-Postfach ausreichend. Als Kleinunternehmen zählen Betriebe, deren Gesamtumsatz im Gründungsjahr nicht über 25.000 € lag und im darauffolgenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überstieg.
• Für rechnungsausstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Übergangszeit bis zum Ablauf des Jahres 2027.
• E-Rechnungen müssen nicht ausgestellt werden, wenn keine umsatzsteuerliche Pflicht besteht. Auch bei kleinen Beträgen bis zu 250 Euro brutto müssen keine E-Rechnungen erstellt werden..
• Ein Verein muss nur dann elektronische Rechnungen empfangen und versenden können, wenn er auch unternehmerisch tätig ist.
• Rechnungen für die Öffentliche Verwaltung fallen nicht unter die geltenden umsatzsteuerlichen Regelungen. Es bedarf als hier keiner Ausstellung von E-Rechnungen, sofern die Verwaltung nicht unternehmerisch tätig ist.
   

Weitere Details entnehmen Sie den folgenden FAQ und der Website des Bundesfinanzministeriums.

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